Gestion de projets avec Notion

Dates prévues: Jan 14, 2025 05:00 PM → 09:00 PM GMT+01:00, 1 demi-journée.
Détail pour les dates:

Formateur: Ulrich Fischer

Type de formation

Cours Théorie & Pratique

Difficulté

Débutant

Métiers publics cible

Tout type de métier

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Description

La gestion de projets artistiques est souvent faite avec une panoplie d’outils qui ne sont pas liés entre eux: Excel pour le budget, Word pour des documents, InDesign pour les dossiers, l’email, les multiples messageries, les outils cloud, l’application de planning, etc. Le fait de jongler entre plusieurs applications et répertoires de données non connectées les unes aux autres est source de stress, de travail laborieux et peu gratifiant; il ne reste ainsi plus beaucoup d’énergie pour se concentrer sur les vrais bons problèmes créatifs… Et s’il était possible de faire tout ça dans un seul logiciel, de manière collaborative, très économique et hautement personnalisable ? Et d’avoir plus de temps à disposition pour ouvrir la création sur tous ses possibles, avec des bases saines et efficaces ?

Une licence à vie pour un logiciel de création de blog avec Notion sera tirée au sort à l'issue de la formation.

Présentation du cours via une vidéo

Prérequis

Une aisance avec les tableurs (Excel), voire une expérience avec des bases de données est un plus, tout autant que la pratique d’applications web comme Google Doc.

Contenu de la formation

Cet atelier présente l’outil Notion, une application qui permet de gérer des projets de manière intuitive et puissante. Plusieurs exemples vont être présentés, pour montrer l’éventail des possibles: d’une gestion de projet personnel simple à une mécanique collaborative intégrant plusieurs flux de travail avec des automatisations. À la fin de l’atelier (qui dure 4 heures), les participant.e.s peuvent démarrer avec un template personnalisé sur leurs propres besoins, pour profiter pleinement des possibilités l’informatique d’aujourd’hui (et oui, il y a évidemment de l’IA…). Un prochain cours avancé apportera des bases plus conséquentes: comment utiliser Notion comme une “everything app”, comme une application centrale à toutes ses opérations et comme plateforme de partage et de valorisation de son savoir, de ses contenus.

Aptitudes apprises

- Créer des dossiers pour structurer son savoir, les informations (pour soi-même, pour mieux collaborer) - Créer et personnaliser des bases de données liées - Produire des pages interactives et participatives, qui peuvent être partagées publiquement - Voir comment étendre les fonctionnalités de Notion avec les autres applications connectées dans l’écosystème de cette plateforme (on peut quasiment tout faire à partir de Notion) - Savoir comment structurer un projet et une organisation des flux de travail

Employabilité

Pouvoir structurer des tâches, gérer des projets et collaborer de manière efficace sont des aptitudes qui ont rarement été apprises, encore moins en utilisant des outils modernes. Le fait de pouvoir appliquer des méthodes structurées en utilisant des applications hautement personnalisables va renforcer l’impact du / de la participant.e au sein d’un projet.

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Déroulé de la formation

Introduction à Notion et ses avantages (20 minutes)

Découvrez comment Notion révolutionne la gestion de projets en centralisant toutes vos activités dans une seule plateforme intuitive.

Centralisation des outils

Notion permet d'intégrer de nombreux outils en une seule interface, éliminant ainsi le besoin de jongler entre plusieurs applications.

Imaginez Word combiné avec Excel, le tout dans un éditeur web collaboratif et intuitif: en très peu de temps vous construisez une base de connaissances, un outil de gestion de projets, un site web...

Voici ce que nous allons voir ensemble:

Les principes de l’application: pages et bases de données
Les fonctionnalités principales: comment bien utiliser le "/"
Paramètres et mise en route
Les abonnements et le fonctionnement avec les invités & membres

Personnalisation

Vous pouvez personnaliser Notion selon vos besoins spécifiques, créant ainsi un espace de travail adapté à chaque projet. Cette flexibilité encourage l'agilité et la collaboration créative.

Voici ce que nous allons voir ensemble:

Ajustements visuels, personnalisation de l'interface
Les alertes et notifications

Collaboration efficace

Grâce à ses fonctionnalités de partage et de collaboration, Notion facilite le travail en équipe, ce qui est fondamental pour les projets artistiques.

Partage en temps réel via une page web publique
Gestion des accès (invités et mebres)
Outils de communication intégrés

Création de bases de données personnalisées (30 minutes)

Apprenez à créer et à personnaliser des bases de données dans Notion pour mieux gérer vos informations et ressources.

Création des champs

Nous allons découvrir ensemble quelques templates, exemples et bonnes pratiques, avant de voir en détail comment:

Créer une base de données
Spécifier le type des champs
Définir la granularité des données

Personnalisation des champs et des vues

Vous pouvez personnaliser chaque champ pour répondre aux besoins spécifiques de votre projet, ce qui accroît l'efficacité et la pertinence des données.

Champs personnalisés
Vues spécifiques de la base de données
Filtrage et tri avancés

Création de bases de données liées

Notion permet de créer des bases de données qui interagissent entre elles, un aspect essentiel pour une gestion de projet optimal.

Interconnexion des données

Automatisation des tâches répétitives

Structuration et gestion des tâches (30 minutes)

Plongez dans la structuration agile des tâches avec Notion pour maximiser votre productivité et votre organisation.

En prenant l'exemple d'une base de données de tâches, nous allons voir ensemble comment l'utiliser au mieux.

Création de tâches et sous-tâches

Notion permet de créer des listes de tâches détaillées et de les organiser en sous-tâches, offrant une clarté exceptionnelle dans la gestion des projets.

Priorisation des tâches
Attribution des responsabilités
Application de dates

Utilisation des étiquettes et des statuts

Les étiquettes et statuts aident à catégoriser les tâches, rendant Notion un outil puissant pour visualiser les progrès et identifier les goulots d'étranglement.

Organisation par priorité
Visualisation des étapes du projet
Amélioration de la communication

Intégration de Kanban et autres vues

Notion offre plusieurs vues comme le tableau Kanban, qui facilite la gestion visuelle des projets.

Adaptabilité des vues
Visualisation des flux de travail
Facilité de réorganisation

Bonnes pratiques collaboratives (30 minutes)

Découvrez les meilleures pratiques pour collaborer efficacement avec Notion dans vos projets artistiques.

Systèmes de permissions

Notion offre des systèmes de permissions détaillés permettant de contrôler qui peut voir ou éditer les informations, garantissant la sécurité et la confidentialité des données.

Gestion des accès
Protection des informations sensibles
Collaboration sécurisée

Outils de communication intégrés

Utilisez les outils de communication intégrés pour faciliter les échanges entre les membres de l'équipe.

Commentaires en temps réel
Notifications automatiques
Flux de discussion centralisé

Gestion des conflits et des modifications

Notion permet de gérer les conflits d'édition et de suivre les modifications, assurant ainsi l'intégrité du projet.

Historique des modifications
Restauration des versions antérieures
Coordination harmonieuse

Intégrations et extensions (10 minutes)

Explorez comment intégrer Notion avec d'autres outils pour créer un écosystème de travail complet.

Connexions avec d'autres applications

Notion peut être connecté à des applications tierces, étendant ainsi ses capacités et améliorant l'efficacité globale.

Synchronisation avec d'autres outils
Importation et exportation de données

Cas pratiques et exemples (20 minutes)

Voyez comment profiter de Notion pour des projets culturels, artistiques et collaboratifs.

Études de cas réels

Il est possible de travailler en mode "sous marin" (invisible par le monde) comme de donner accès à des partenaires externes.

Nous allons découvrir divers outils permettant de:

Créer un portail collaboratif
Faire un formulaire, questionnaire ou sondage
Créer un maintenir un site web

Mise en pratique et conclusion (40 minutes)

Lancez-vous avec Notion en mettant en pratique ce que vous avez appris et créez votre premier projet.

Création d'un projet personnalisé

Les participants sont guidés pour créer leur propre projet dans Notion, consolider leurs compétences nouvellement acquises.

Application des concepts théoriques
Création d'une base de données
Personnalisation selon les besoins spécifiques

Évaluation et retour d'expérience

Partagez vos expériences et discutez des défis rencontrés pour améliorer l'apprentissage collectif.

Feedback des participants
Identification des points à améliorer

Conclusion et perspectives futures

Réflexion sur les prochaines étapes et les possibilités de développement avec Notion, ouvrant des horizons nouveaux.

Comment ajouter Notion à son stack logiciel
Comment construire à partir de Notion

Sondage de préparation

Informations additionnelles

Des exemples pour l’écosystème et les fonctionnalités de Notion

Notion

Les fonctionnalités principales de l’application

https://memoways.com/applications/notion